Отдел документационного обеспечения и контроля

Основные функции отдела документационного обеспечения и контроля:
1) организация системы делопроизводства в отделе и подразделениях Министерства культуры Забайкальского края;
2) информационно-документационное обеспечение руководства и структурных подразделений Министерства культуры Забайкальского края;
3) адресная доставка документов и корреспонденции;
4) обеспечение архивного делопроизводства. Хранение документов текущего архива и передача документов в Государственный архив Забайкальского края;
5) разработка номенклатуры дел Министерства культуры Забайкальского края;
6) осуществление постоянного контроля за исполнением документов;
7) разработка планов работы Министерства культуры Забайкальского края;
8) составление отчетов о деятельности Министерства культуры Забайкальского края за текущий период;
9) анализ организации работы с документами в структурных подразделениях Министерства культуры Забайкальского края, исполнение документов.

Отдел документационного обеспечения и контроля выполняет следующие задачи:
1) обработка поступающей и  исходящей корреспонденции;
2) своевременная доставка корреспонденции по назначению с использованием  различных средств доставки (традиционные и электронные);
3) осуществление контроля сроков исполнения документов (текущие и контрольные документы, поручения министра культуры, решения коллегий, совещаний и т.п.);
4) разработка номенклатуры дел, осуществление контроля за формированием дел в структурных подразделениях Министерства культуры Забайкальского края и подготовкой материалов к своевременной сдаче в архив;
5) хранение документационных материалов;
6) ведение архивных дел, подготовка и сдача в государственный архив Забайкальского края документов Министерства культуры Забайкальского края;
7) печать и тиражирование служебных документов;
8) разработка инструкции по делопроизводству, контроль ее исполнения в структурных подразделениях Министерства культуры Забайкальского края;
9) осуществление подписки на периодические печатные издания, информационное обеспечение руководителей и структурных подразделений Министерства культуры Забайкальского края;
10) оформление командировочных документов сотрудникам Министерства культуры Забайкальского края, регистрация командировочных удостоверений прибывающих в Министерство культуры Забайкальского края;
11) подготовка входящей и исходящей корреспонденции   документов  для  рассмотрения руководством Министерства; 
12) обеспечение методической помощи структурным подразделениям Министерства культуры Забайкальского края в вопросах делопроизводства;
13) организация заседаний Коллегии Министерства культуры Забайкальского края, Координационного совета, рабочих и планерных совещаний;
14) разработка перспективных и текущих планов Министерства культуры Забайкальского края, составление текущих отчетов о работе Министерства культуры Забайкальского края;
15) подготовка поздравлений от имени Министерства культуры Забайкальского края в связи с памятными и юбилейными датами.